CNIL, 24 mai 1994, 94-047

La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;

Vu

la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et, notamment ses articles 15 et 19 ; Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ; Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 ; Vu le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 autorisant l'utilisation du répertoire national d'identification des personnes physiques dans les traitements automatisés de la gestion du personnel et de la paie ; Vu la délibération n° 88-74 du 28 juin 1988 portant avis sur le projet d'acte réglementaire présenté par la Caisse nationale des allocations familiales concernant un modèle-type de gestion ; Après avoir entendu Monsieur Hubert BOUCHET, en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du gouvernement, en ses observations ; Considérant que la Caisse Nationale des Allocations Familiales soumet à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés un projet d'acte réglementaire relatif à un traitement automatisé d'informations nominatives portant modèle-type ayant pour finalité la gestion des ressources humaines ; Considérant que ce traitement a vocation à s'appliquer dans chaque caisse d'allocations familiales (CAF) ; qu'il se substituera ainsi au précédent traitement mis en oeuvre dans les CAF ayant reçu un avis favorable de la CNIL par délibération en date du 28 juin 1988 ; Considérant qu'il s'agit d'une base de données des agents des CAF permettant d'assurer, d'une part, la gestion administrative des agents, conformément aux dispositions législatives et réglementaires ainsi qu'aux dispositions statutaires ou contractuelles et, d'autre part, le calcul des rémunérations et de leurs accessoires ; que ces informations collectées et enregistrées sont relatives à l'identité de l'agent, du conjoint, des enfants et des autres personnes à charge, à la situation familiale et militaire, à la vie professionnelle, la situation économique et financière et aux données nécessaires à la tenue du registre unique du personnel ; que la nationalité est enregistrée sous la forme Français/ressortissants CEE, ressortissants hors CEE ; Considérant que les informations relatives au conjoint sont nécessaires dans le cadre du calcul des congés de courte durée accordés à leur demande aux agents qui se voient contraints d'interrompre leur travail en cas de maladie des enfants dont ils ont la charge ; que les informations relatives aux autres personnes à charge servent dans le cas des oppositions sur salaire, à déterminer le pourcentage de la retenue à effectuer en fonction des charges familiales ; Considérant que les informations nécessaires à la reconstitution de carrière seront conservées jusqu'à la liquidation de la pension, sauf pour les motifs d'absence qui ne sont conservés que deux ans ; que la durée de conservation de la date d'adoption de l'enfant est limitée à trois ans ; qu'enfin les informations collectées relatives aux mandats électifs ne sont conservées que pour la seule durée du mandat ; Considérant que le numéro de sécurité sociale sera collecté et utilisé pour les seules finalités prévues par le décret 91-1404 du 27 décembre 1991 autorisant l'utilisation du répertoire national d'identification des personnes physiques dans les traitements automatisés de la gestion du personnel et de la paie ; Considérant que les destinataires sont, dans la limite de leurs attributions respectives : les ordonnateurs chargés des opérations administratives et comptables, des agents responsables de la gestion des personnels en cause, les supérieurs hiérarchiques des intéressés et les membres des services d'inspection, les organismes et institutions pour le compte desquels sont calculées les cotisations, retenues et versements, les organismes bancaires et financiers assurant la tenue des comptes personnels des agents, "le chèque déjeuner CCR" pour la commande automatisée des chèques restaurants ; Considérant que l'acte réglementaire fera l'objet d'un affichage sur le panneau destiné à l'information du personnel dans chaque CAF et qu'une note de service sera diffusée à l'ensemble du personnel ; Considérant que le droit d'accès garanti par l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés s'exercera directement auprès du service du personnel ; Considérant que chaque caisse d'allocations familiales devra préalablement à la mise en oeuvre de ce traitement effectuer auprès de la CNIL, une déclaration simplifiée comportant un engagement de conformité, une annexe relative aux modalités pratiques d'exercice du droit d'accès et une annexe relative aux sécurités du système ; EMET dans ces conditions, un AVIS FAVORABLE sur le projet d'acte réglementaire ainsi présenté à la Commission par la CNAF. Jacques FAUVET