Chaque assemblée fait l'objet d'un procès-verbal et d'une feuille de présence, à laquelle doivent être annexés les pouvoirs donnés à chaque mandataire. Les modalités d'établissement de ces documents sont déterminées par décret en Conseil d'Etat. En l'absence de procès-verbal, les délibérations de l'assemblée peuvent être annulées.